Приказ Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 26.10.2011 N 91

О совершенствовании организации документационного обеспечения

Документ по состоянию на ноябрь 2014 г.

В целях совершенствования организации документационного обеспечения Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области (далее - Департамент), обеспечения сохранности и передачи документов постоянного срока хранения в ГБУ "Государственный архив Пензенской области", руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации" (с последующими изменениями), Положением о Департаменте информационной политики и средств массовой информации Пензенской области, утвержденным постановлением Правительства Пензенской области от 24.03.2009 N 150-пП (с последующими изменениями), приказываю:
1. Утвердить инструкцию по делопроизводству Департамента (далее - Инструкция) согласно приложению N 1 к настоящему приказу и согласовать ее с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры и архива Пензенской области.
2. Назначить:
Специалиста 1 разряда информационно-аналитического отдела (Спиридонова Виктория Владимировна) ответственным за делопроизводство в Департаменте.
Лиц, ответственных за ведение текущего делопроизводства в отделах Департамента, согласно приложению N 2 к настоящему приказу.
3. Лицам, указанным в пункте 2 настоящего приказа, обеспечить организацию делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.
4. Утвердить номенклатуру дел Департамента, согласно приложению N 3 к настоящему приказу.
5. Создать постоянно действующую экспертную комиссию по делопроизводству Департамента (далее - экспертная комиссия), утвердив ее состав согласно приложению N 4 к настоящему приказу.
6. Утвердить Положение об экспертной комиссии, согласно приложению N 5 к настоящему приказу.
7. Начальнику отдела организационной работы и учета Департамента ознакомить под роспись всех государственных гражданских служащих Пензенской области, замещающих должности государственной гражданской службы в Департаменте, с настоящим приказом.
8. Настоящий приказ вступает в силу с 01.11.2011 года.
9. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Департамента.

Начальник Департамента Н.К.ДАВЫДОВА



Приложение N 1 к приказу Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области

Утверждена Начальник Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области ____________ Н.К. Давыдова "_____" __________ 2011 г.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ДЕПАРТАМЕНТЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ И СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ


1. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) в Департаменте информационной политики и средств массовой информации Пензенской области (далее - Департамент) разработана в целях установления единых требований к подготовке и качественному оформлению документов, рациональной организации их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.
1.1. При ведении делопроизводства государственные гражданские служащие Пензенской области, замещающие должности государственной гражданской службы в Департаменте (далее - служащие), руководствуются:
- Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с последующими изменениями),
- Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с последующими изменениями),
- Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с последующими изменениями),
- Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (с последующими изменениями),
- Федеральным законом от 09.02.2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления",
- Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с последующими изменениями),
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с последующими изменениями),
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с последующими изменениями),
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.02.2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов",
- Постановлением Губернатора Пензенской области от 03.06.2009 N 171 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов, проектов нормативных правовых актов Губернатора Пензенской области, Правительства Пензенской области" (с последующими изменениями).
1.2. Департамент организует и ведет делопроизводство на основе настоящей Инструкции и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации.
1.3. Делопроизводство в Департаменте организуется с использованием автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД), предназначенной для учета и сопровождения документов;
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. СЭДД, применяемые в Департаменте, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции;
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну;
1.6. Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные, информационно-справочные, финансовые и другие документы, только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив;
1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в отделах Департамента осуществляют служащие информационно-аналитического отдела (далее - Отдел) Департамента, ответственные за делопроизводство;
1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в отделах возлагается на их руководителей, а также на служащих, ответственных за делопроизводство в отделах;
1.9. Функции, задачи, права и ответственность Отдела Департамента регламентируются положением об отделе. Должностные обязанности служащих Отдела и служащих, отвечающих за делопроизводство в отделах Департамента, устанавливаются должностными регламентами;
1.10. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства и порядок работы с документами в Департаменте, единый порядок приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования, контроля исполнения, отправки, хранения документов.
1.11. При работе с документами в Департаменте не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений.
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.12. Инструкция устанавливает порядок работы с документами и является обязательной для всех служащих, замещающих должности в Департаменте. Служащие Департамента несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.
1.13. С документами и содержащимися в них сведениями могут быть ознакомлены только служащие, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения начальника Департамента информационной политики и средств Пензенской области (далее - начальник Департамента), а в его отсутствие, лица исполняющего его обязанности.
1.14. К документам, содержащим конфиденциальную информацию (персональные данные) допускаются служащие Департамента, имеющие допуск к работе с персональными данными.
1.15. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения начальника Департамента.
1.16. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются по письменному разрешению начальника Департамента.
1.17. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении служащего от работы или при уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы по указанию начальника отдела передаются другому служащему отдела.
1.18. Об утрате (потере) документа, исполнителем немедленно докладывается начальнику отдела и сообщается начальнику Отдела, после чего организуется проведение служебной проверки. Результаты проверки представляются начальнику Департамента;
1.19. Переписка между отделами по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.20. Служащие отделов несут дисциплинарную ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
1.21. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в отделах возлагается на начальников отделов.
1.22. Копия Инструкции выдается каждому начальнику отдела для ознакомления всех служащих, в т.ч. вновь принятых в Департамент.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

2.1. Прием, обработка поступающей корреспонденции

2.1.1. Документы, поступающие в Департамент на бумажных носителях и в электронном виде на официальный сайт Департамента, проходят прием, первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение начальника Департамента и доставляются исполнителям.
2.1.2. Прием, первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающей в Департамент корреспонденции производится служащим Отдела.
2.1.3. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. При вскрытии конверта проверяется наличие в нем документов, включая приложения. При обнаружении отсутствия приложений на сопроводительном документе проставляется отметка "Получено без приложений", которая заверяется подписью служащего, осуществляющего прием документов, и датой.
Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается в Отделе, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа. Конверты, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
Конверт сохраняется и прилагается к документу в следующих случаях:
- при работе с обращениями граждан, если в тексте обращения отсутствует обратный адрес;
- на конверте не было пометки "лично", а при вскрытии письма оказалось, что оно носит личный характер;
- когда только по конверту можно установить адрес отправителя и дату отправки;
- при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма (на конверте проставляется соответствующая отметка);
- письма поступили из органов МВД, военкоматов, Федеральной налоговой службы, судов, прокуратуры.
2.1.4. Документы, адресованные начальнику Департамента, а также без указания конкретного лица или отдела предварительно рассматриваются в Отделе, а затем направляются начальнику Департамента.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Департаменте распределения обязанностей, в соответствии с должностными регламентами.

2.2. Регистрация поступающей корреспонденции

2.2.1. Регистрации подлежат все входящие документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Не подлежат регистрации:
- материалы информационно-справочного характера (справочники, корреспонденция рекламного характера, буклеты, брошюры, информационные материалы), присланные для сведения;
- книги, газеты, журналы, иные периодические издания;
- поздравительные письма, открытки, пригласительные билеты, телеграммы и т.п.
Документы, не подлежащие регистрации, передаются в управления (отделы) по направлениям деятельности.
2.2.2. Распределение поступающей корреспонденции после рассмотрения начальником Департамента осуществляется служащим Отдела в соответствии с распределением обязанностей между заместителем начальника Департамента и начальниками отделов Департамента в соответствии с должностными регламентами, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения отделов.
Ошибочно поступившая в отдел корреспонденция с соответствующей пометкой возвращается в Отдел.
Входящие документы регистрируются один раз в день поступления. На входящем документе специалистом Отдела проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа. Порядковая нумерация документов ведется в пределах одного календарного года.
2.2.3. Регистрация поступивших документов производится специалистом Отдела, путем занесения записи в журнал регистрации поступающих документов и в СЭДД (в журнал регистрации полученных документов). Письменные обращения граждан (предложения, заявления и жалобы) регистрируются отдельно.
2.2.4. Поступившие телеграммы (телефонограммы, факсограммы) принимаются служащим в приемной начальника Департамента под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение начальнику Департамента. Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно; поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется на исполнение в соответствующее управление (отдел) под расписку; факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
2.2.5. Документы в электронном виде, поступающие в Департамент по каналам системы "Лотос" проходят прием, регистрацию, рассмотрение начальником Департамента и доставляются исполнителям.
Запись сведений о документе в СЭДД производится путем заполнения электронной регистрационно-контрольной карточки.
При регистрации поступившего документа в СЭДД осуществляется преобразование текста документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в СЭДД не менее 5 лет.
После того, как документ был рассмотрен начальником Департамента, заполняется карточка резолюции, с указанием исполнителей, даты и текстом резолюции. Далее документ ставится на контроль.
После исполнения поручения заполняется карточка "Исполнение" с прикреплением письма - ответа. Письмо - поручение снимается с контроля.
После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение начальнику Департамента.

2.3. Резолюция и распределение поступающей корреспонденции

2.3.1. В результате рассмотрения документа начальником Департамента на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, срок исполнения) заносится служащим Отдела в журнал регистрации поступающих документов. После чего документ передается под роспись служащему, ответственному за делопроизводство, на исполнение в отдел. Документ, исполнение которого возложено на несколько отделов, передается им одновременно в копиях.
2.3.2. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
Резолюция "оперативно" означает срок - 10 дней, "в короткий срок" - 3 дня, "срочно" - 1 день. Если срок исполнения не указан, документ должен быть выполнен в срок, не превышающий 30 дней.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция оформляется с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (Приложение N 1).
2.3.3. При передаче документа из одного отдела в другой - новый регистрационный номер на документе не проставляется.
Рассмотренные начальником Департамента документы возвращаются в Отдел, после чего, документ передается на исполнение. Если исполнение документа начальником Департамента возложено на нескольких исполнителей, то ответственным за его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым, если не указан конкретный исполнитель, осуществляющий общий сбор.
Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа. Подлинник документа, который исполняется несколькими отделами, получает ответственный исполнитель, а остальным исполнителям направляются копии.

3. Организация работы с документами в отделах

3.1. Прием и учет поступивших в отделы документов, зарегистрированных Отделом, осуществляются служащими, ответственными за делопроизводство в отделах.
Документы, поступившие из других организаций непосредственно в отделы (незарегистрированные), в обязательном порядке направляются для регистрации в Отдел.
В первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометками о срочности их доставки.
3.2. Передача зарегистрированного документа из одного отдела в другой производится в следующем порядке:
- переадресация документов, направленных после регистрации в Отделе, производится по договоренности между начальниками отделов с согласия начальника Департамента, поручившего рассмотреть документ.
При переадресации документа на листе с поручением начальника Департамента и подлинника основного документа указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ, либо подготавливается новое поручение с указанием исполнителя.
3.3. Начальники отделов рассматривают документы в следующем порядке:
- документы, поступившие с 9.00 до 18.00 текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;
- документы, поступившие в отдел после 18.00 рабочего дня, рассматриваются до 10.00 следующего рабочего дня.
Начальник отдела дает непосредственным исполнителям указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания на бланке установленной формы, либо непосредственно письменно наложенной на документ резолюции. В этих случаях данные об исполнителях и о сроках исполнения документов вносятся в журнал поступающих документов отделов служащим, ответственным за делопроизводство в отделе.
После этого подлинники документов передаются исполнителю в соответствии с указаниями начальника отдела.
3.4. В ходе работы с документами, поступившими в отделы и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки.
3.5. Начальники отделов с учетом важности и срочности решения содержащихся в документах вопросов организуют рассмотрение и подготовку предложений по их решению и вносят эти предложения начальнику Департамента, заместителю начальника Департамента, начальникам отделов в соответствии с распределением обязанностей согласно должностным регламентам;
3.6. При составлении и оформлении документов служащие отделов руководствуются настоящей Инструкцией.
3.7. Служащий, ответственный за ведение делопроизводства в отделе, не реже одного раза в месяц проводит сверку наличия документов, находящихся у служащих своего отдела, составляет сводку о ходе исполнения документов, которую докладывает начальнику отдела.
3.8. Если в процессе исполнения документа выявляется невозможность соблюдения указанного срока, исполнитель обязан не менее чем за 3 рабочих дня до истечения срока обратиться к начальнику отдела, давшему поручение, с обоснованной просьбой о продлении срока.
3.9. После исполнения документа корреспонденту (если это необходимо) дается ответ, документ служащим Отдела снимается с контроля, о чем делается пометка в журнале регистрации поступающих документов.

4. Подготовка и оформление документов

4.1. Общие требования

4.1.1. Требования к подготовке и оформлению документов в Департаменте, их учету и рассылке устанавливаются настоящим разделом.
Департамент в процессе своей организационно-распорядительной и исполнительной деятельности издает приказы, инструкции, протоколы, положения, регламенты, акты, письма и другие документы.
4.1.2. Документы, подготовленные в Департаменте, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, тщательно отредактированными.
4.1.3. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших и завизировавших документы.
4.1.4. Служебные документы в Департаменте печатаются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов. Для бланков резолюций установлен формат А6 (105 x 148 мм).
На бланках печатаются документы, представляемые для рассмотрения на совещаниях Департамента, исходящие документы, направляемые в другие учреждения и организации.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм:
25 - левое,
10 - правое,
20 - верхнее,
20 - нижнее.
При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Office Word 2003 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером N 14 и 12 (для оформления табличных материалов) через одинарный междустрочный интервал.

4.2. Приказ

4.2.1. Проекты приказов готовят и вносят отделы на основании поручений Департамента либо в инициативном порядке.
Приказы подписываются начальником Департамента.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников отделов, служащие которых готовят проект.
Все приказы проверяются на соответствие действующему законодательству отделом юридической и ревизионной работы.
4.2.2. Датой принятия приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы Департамента по основной деятельности, по личному составу, о предоставлении отпуска сотрудникам, по премированию и материальной помощи, по командированию нумеруются отдельно.
4.2.3. Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman, размером N 14 (Приложение N 2).
Приказ имеет следующие реквизиты:
Наименование Департамента.
Наименование вида документа - приказ.
Дата и номер - указанные реквизиты печатаются или пишутся центрованным способом.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок может состоять из одной и более строк - через междустрочный интервал "Одинарный" (14 пт), выравнивается по левому краю. Перенос слов в заголовке недопустим, например:

Об утверждении образцов бланков,
печатей и штампов

4.2.4. Текст отделяется от заголовка одним междустрочным интервалом и печатается шрифтом размером N 14 через междустрочный интервал "Одинарный" от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.
Преамбула приказа завершается словом "П Р И К А З Ы В А Ю:", которое печатается через пробел, крупными буквами, жирным шрифтом, по центру, отделяя его от (и до) текста междустрочным интервалом, например:

П Р И К А З Ы В А Ю:

Текст приказа должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения, может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются отделы или конкретные должностные лица. В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (без указания фамилии). Если в приказе не указано должностное лицо, на которое возлагается контроль, контроль за исполнением приказа возлагается на лицо, подписавшее приказ.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
Названия отделов, упоминаемых в приказе, должны точно соответствовать их полным наименованиям. Если отдел упоминается один раз, то дается его полное наименование. В случаях неоднократного упоминания - в первый раз дается полное наименование отдела и в скобках установленное сокращенное название. В дальнейшем указывается сокращенное название.
4.2.5. Визы включают личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта приказа (Приложение N 3).
Проект приказа, представляемый на подпись начальнику Департамента, должен быть завизирован в следующем порядке:
исполнитель;
начальник отдела исполнителя, подготовившего документ;
начальники заинтересованных отделов;
начальник отдела юридической и ревизионной работы;
заместитель начальника Департамента или начальник отдела, которым документ подготовлен.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, то он подлежит повторному визированию.
Исправления и дополнения в приказах после их подписания не допускаются.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия), пробел между инициалами и фамилией не ставится, например:

Начальник Департамента                                         И.О.Фамилия
                                      или
Заместитель начальника Департамента                            И.О.Фамилия

4.2.6. Первая страница приложения к приказу оформляется в следующем виде:

а)                                     Приложение к приказу Департамента
                                       информационной политики и средств
                                       массовой информации Пензенской
                                       области от 1 сентября 2011 г. N 79

(если пункт приказа оканчивается словами "... согласно приложению.".
В этом случае применяется сквозная нумерация страниц приказа вместе с приложением.);

б)                                                    УТВЕРЖДЕНО
                                           приказом Министерства сельского
                                           хозяйства Пензенской области от
                                           1 апреля 2011 г. N 21

(если пункт приказа начинается словами "Утвердить прилагаемое...". В этом случае нумерация приложения начинается с его первой страницы).

в)                                          Приложение N 1 к приказу
                                            Департамента информационной
                                            политики и средств массовой
                                            информации Пензенской области
                                            от 1 сентября 2011 г. N 79

(если приложений несколько, каждое приложение нумеруется отдельно).

4.3. Протокол совещания (заседания)

4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания).
Ведение записи во время совещания (заседания) и подготовка текста протокола возлагается на секретаря - служащего отдела, готовившего вопрос к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 рабочих дня со дня заседания. Протоколы заседаний специальных комиссий, заседаний рабочих групп, других заседаний и совещаний оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
4.3.2. В протоколе указываются, как правило, следующие данные: наименование заседания, дата проведения, повестка дня, состав присутствующих, фамилии выступающих, темы выступлений.
4.3.3. Каждый из включенных в повестку дня вопросов излагается в протоколе по следующей схеме: слушали (выступили) - решили (постановили).
4.3.4. В тех случаях, когда в ходе совещания (заседания) велась аудиозапись, в протокол вносится соответствующая запись.
4.3.5. Протокол совещания (заседания) подписывается председателем или всеми членами комиссии, присутствующими на совещании (заседании).
4.3.6. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель
Секретарь
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших
Повестка дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
4.3.7. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний у начальника Департамента, протоколы конкурсных, аттестационных комиссий и др.

4.4. Служебные письма

4.4.1. Служебные письма Департамента готовятся:
- как ответы о выполнении поручений;
- как исполнение по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;
- как ответы на запросы различных юридических и физических лиц;
- как инициативные письма.
4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией начальника Департамента на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов.
4.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 (Приложение N 4, N 5).
Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания, начиная со 2-ой страницы.
4.4.4. Текст излагается от третьего или первого лица, например: "Департамент информационной политики и средств массовой информации Пензенской области...", "Департамент информационной политики и средств массовой информации Пензенской области рассмотрел...", "Прошу...", "Направляю...", "Предлагаем...", "Представляем...".
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый Александр Александрович!

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания, которая проставляется служащим Отдела.
4.4.5. Документы адресуют органам исполнительной власти, организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                          Правительство
                                                        Пензенской области

4.4.6. При направлении документа конкретному должностному лицу, не являющемуся руководителем организации или его заместителем, наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном (инициалы указываются перед фамилией), например:

                                                     Министерство финансов
                                                       Пензенской области
                                                       Начальнику отдела
                                                          И.О. Фамилия

При направлении документа руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

                                                    Генеральному директору
                                                          ООО "Север"
                                                         И.О. Фамилия

Если документ адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией указывается звание или степень, например:

                                                         Ректору
                                                  ФГОУ ВПО "Московский
                                              государственный университет"
                                                профессору И.О. Фамилия

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то должности руководителей следует указывать обобщенно в дательном падеже, например:

                                                           Главам
                                                    районных администраций
                                                         (по списку)

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                                     Редакция газеты
                                           "Пензенские губернские ведомости"
                                          ул. К. Маркса, 16, г. Пенза, 440026

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в следующей последовательности, например:

                                       Ул. Большая Никитская, д. 2, кв. 86
                                                 Москва, 117568
                                                   Заместителю
                                              генерального директора
                                                   ООО "Север"
                                                   И.О. Фамилия

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем - почтовый адрес, например:

                                                 М.В. Мироновой
                                       Ул. Большая Никитская, д. 2, кв. 86
                                                  Москва, 117568

При адресовании документа в несколько адресов, слово "копия" перед вторым и последующим адресатами не указывают.
4.4.7. Документы на бланках Департамента подписываются начальником Департамента, в его отсутствие заместителем начальника Департамента.
Подписание документа предусматривает: указание наименования должности, собственную подпись и ее расшифровку с инициалами.
Факсимильное воспроизведение подписи (вместо собственноручной подписи) при подписании документов служебного характера не принимается.
Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности). Документ должен быть подписан с указанием фактически замещаемой должности и фамилии подписавшего.
Внесение исправлений в подписанные документы не разрешается.
4.4.8. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то они перечисляются ниже текста документа по форме:

Приложение: на.....л. в......экз.

Если названия приложений не приведены в тексте документа, то приложения перечисляются по той же форме, но с указанием их названий.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а пишется, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

4.4.9. На документах начальником Департамента в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа проставляется отметка об исполнителе.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона или инициалы, фамилию и номер его телефона, которые печатаются шрифтом N 12, например:

Миронова Марина Владимировна
50-42-00

или

М.В. Миронова
50-42-00
На документе, подготовленном по поручению начальника Департамента группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя или перечисляются все исполнители. (Приложение N 6).

5. Использование печатей и штампов

5.1. Гербовые и другие печати в Департаменте используются для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам.
На копиях приказов, изданных Департаментом, проставляется круглая гербовая печать.
5.2. Оттиск печати, проставляемой на документах, должен захватывать часть наименования должности руководителя, подписавшего документ, либо если наименование должности не указывается, оттиск должен захватывать часть фамилии подписавшего.
5.3. Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера.

6. Отправка исходящих документов

6.1. Исходящими документами Департамента являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.
6.2. Работа с исходящими служебными документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, учет и отправку.
6.3. Регистрация исходящих документов осуществляется служащим Отдела.
6.4. Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания документа, фамилии исполнителя, куда (кому) документ адресован, при необходимости могут быть указаны также другие данные.
Документу, направляемому нескольким адресатам, присваивается один регистрационный номер.
6.5. Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Департамента, к отправке не принимаются.
Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые визы и приложения, хранится у исполнителя данного документа.
Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для исправления и доработки.
6.6. Учет исходящих документов осуществляется служащим Отдела.

7. Контроль за исполнением документов и поручений

7.1. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в резолюции начальником Департамента, ведется служащим Отдела.
7.2. Документы и поручения исполняются в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Сроки исполнения конкретных документов могут быть определены также в поручении (резолюции) начальника Департамента.
Документы с конкретной датой исполнения - в указанный срок.
Срок исполнения документов и поручений исчисляется в календарных днях, начиная со дня даты регистрации документа.
Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то срок исполнения продлевается до первого рабочего дня, следующего за нерабочим днем.
После выполнения поручения исполнитель (должностное лицо) подготавливает информацию об исполнении поручения и направляет ее в порядке подчиненности соответствующему должностному лицу, давшему это поручение.
В тех случаях, когда о выполнении поручения, данного нескольким исполнителям, требуется представить обобщенную информацию, ответственный исполнитель готовит эту информацию, согласовывает с соисполнителями (визируется ими), после чего в установленном порядке информация направляется по назначению.
7.3. Поручение должно быть исполнено в соответствии с содержанием резолюции начальника Департамента и в поставленные сроки.
Решение о снятии поручения с контроля или о продлении срока исполнения принимается начальником Департамента.
В случае, если по представленным материалам даны новые поручения, дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

8. Техническое обеспечение подготовки документов

8.1. Размножение служебных документов и материалов Департамента осуществляется служащим Отдела.
Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Департамента.
Документы и материалы личного характера или не относящиеся к деятельности Департамента, размножению не подлежат.

9. Формирование дел и хранение документов

9.1. Составление номенклатуры дел

9.1.1. В целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов ежегодно составляется Номенклатура дел по установленной форме.
9.1.2. В Номенклатуру дел Департамента включаются наименования дел, отражающие все документированные участки деятельности Департамента.
9.1.3. Номенклатура дел Департамента утверждается начальником Департамента и вводится в действие с 1 января следующего года.
9.1.4. Номенклатура дел Департамента на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года. Ответственность за ее окончательную подготовку возлагается на служащего Отдела, ответственного за делопроизводство Департамента.
9.1.5. Заголовок дела в номенклатуре дел должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки.
9.1.6. Срок хранения дела и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел в соответствии с Перечнем документов, образующихся в деятельности Департамента.
9.1.7. Исчисление сроков хранения документов, законченных в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

9.2. Формирование дел

9.2.1. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении и другое. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены (подшиты) в дело.
9.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
- в дело помещаются только исполненные, правильно и в соответствии с заголовками в номенклатуре дел оформленные документы;
- раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от копий;
- в дело помещается один экземпляр документа (а также те экземпляры этого документа, на который имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр), черновики документов в дело не помещаются;
- в дело помещаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
- при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая помещается в дело;
9.2.3. В случае необходимости документы различных сроков хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения работы над вопросом, а затем должны переформировываться в дела постоянного и дела временного сроков хранения.

9.3. Экспертиза ценности документов

9.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для определения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Департамента, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
9.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Департаменте создается постоянно действующая экспертная комиссия Департамента.
9.3.3. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются приказом начальника Департамента.
9.3.4. Выделенные к уничтожению документы уничтожаются путем измельчения, переработки или с использованием других установленных способов.

9.4. Оформление дел

9.4.1. Оформление дела заключается в описании дела на обложке, в подшивке или переплете, нумерации листов, составлении заверительной надписи и внутренней описи.
9.4.2. В начале дела постоянного срока хранения для учета и поиска документов помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу.
9.4.3. В конце дела подшивается лист с заверительной надписью, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела.
Заверительная надпись составляется служащим управления (отдела), ответственного за делопроизводство в управлении (отделе).
9.4.4. Дела постоянного срока хранения, подлежащие передаче в Государственный Архив, подшиваются или переплетаются после проведения экспертизы ценности документов и проверки правильности формирования и оформления дел.
9.4.5. Дела временного срока хранения (до 10 лет) подлежат частичному оформлению (не подшиваются, листы в них не нумеруются).
9.4.6. Документы временного срока хранения могут храниться в папках (скоросшивателях).

9.5. Составление и оформление описей дел

9.5.1. На все завершенные и полностью оформленные дела постоянного и временного сроков хранения, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи.
9.5.2. Опись дела составляется по установленной форме (в двух экземплярах) - отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения и дела по личному составу.
Систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел.
В конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел.

Приложение N 1

                                ┌────────────────────────────────────────┐
                                │                                        │
                                │         НАЧАЛЬНИК ДЕПАРТАМЕНТА         │
                                │       ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ И        │
                                │      СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ       │
                                │           ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ           │
                                │ 440600, г. Пенза,            52-00-23  │
                                │ ул. Кирова, 65/2        факс 52-00-23  │
                                │                                        │
                                │  ___________________________________   │
                                │                                        │
                                │                                        │
                                │                                        │
                                │             Мироновой М.В.             │
                                │                                        │
                                │                                        │
                                │                                        │
                                │     Для оказания содействия.           │
                                │                                        │
                                │                                        │
                                │                                        │
                                │                                        │
                                │Дата                        И.О. Фамилия│
                                │                                        │
                                │                                        │
                                │                                        │
                                │                                        │
                                └────────────────────────────────────────┘



Приложение N 2

                                     Верхнее поле 2 см
                                           │
                                           │
                                          \/
                                     ┌────────────┐
                                     │    Герб    │
                                     │ Пензенской │
                                     │  области   │
                                     └────────────┘
                           ДЕПАРТАМЕНТ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ
                             И СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
                                   ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
                                         ПРИКАЗ
                        от ____________________ N ___________
                                       г. Пенза
       Об утверждении инструкции
       по делопроизводству
      1,25 см
  │   <─────> В  целях   совершенствования  организации  документационного
 \/   обеспечения Департамента информационной политики и средств  массовой
Один. информации Пензенской области (далее - Департамент) и руководствуясь
 инт. Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле
  /\  Российской Федерации" (с последующими изменениями)
  │

                           П Р И К А З Ы В А Ю:
          1.   Утвердить  инструкцию  по   делопроизводству   Департамента
      согласно приложению.
          2. Настоящий  приказ   опубликовать   в    газете    "Пензенские
───>  губернские ведомости".                                              <───
Левое     3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на     Правое
поле  начальника Департамента.                                           поле
2,5 см                                                                   1,5 см
                      │
                      │
                     \/
                    3 инт.
                      /\
                      │
           Начальник Департамента                              И.О.Фамилия
                                          /\
                                          │
                                          │
                                   Нижнее поле 2 см



Приложение N 3

Приказ подготовил:

┌───────────────────────────────────────────┬────────────────┬────────────┐
│Специалист 1 разряда                       │    подпись     │            │
│информационно-аналитического отдела        │      дата      │И.О.Фамилия │
└───────────────────────────────────────────┴────────────────┴────────────┘

Согласовано:

┌───────────────────────────────────────────┬────────────────┬────────────┐
│Заместитель начальника Департамента        │    подпись     │            │
│                                           │      дата      │И.О.Фамилия │
├───────────────────────────────────────────┼────────────────┼────────────┤
│Начальник информационно-аналитического     │    подпись     │            │
│отдела                                     │      дата      │И.О.Фамилия │
├───────────────────────────────────────────┼────────────────┼────────────┤
│Начальник отдела организационной  работы  и│    подпись     │            │
│учета                                      │      дата      │И.О.Фамилия │
└───────────────────────────────────────────┴────────────────┴────────────┘

С приказом ознакомлен:

┌───────────────────────────────────────────┬────────────────┬────────────┐
│Главный специалист-эксперт                 │    подпись     │            │
│информационно-аналитического отдела        │      дата      │И.О.Фамилия │
└───────────────────────────────────────────┴────────────────┴────────────┘

Приложение N 4
            ┌───────────┐
            │   Герб    │
            │Пензенской │
            │  области  │
            └───────────┘
    ПРАВИТЕЛЬСТВО ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
              ДЕПАРТАМЕНТ
        ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ
          И СРЕДСТВ МАССОВОЙ
             ИНФОРМАЦИИ
          ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
    ул. Кирова 65/2., г. Пенза, 440600
Тел. (8412) 52-00-23, факс (8412) 52-00-23
         E-mail: mediadep@sura.ru
          Сайт: www.mediadep.ru
от ___________________ N ________________
на N __________________ от ______________



Приложение N 5

                      ┌───────────┐
                      │   Герб    │
                      │Пензенской │
                      │  области  │
                      └───────────┘
            ДЕПАРТАМЕНТ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ
              И СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
                     ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
              ул. Кирова 65/2., г. Пенза, 440600
          Тел. (8412) 52-00-23, факс (8412) 52-00-23
         E-mail: mediadep@sura.ru, сайт: www.mediadep.ru
              ОКПО 02465140, ОГРН 1025801365721,
                ИНН/КПП 5836800224/583601001
от ______________________ N ____________
на N ____________________от ____________

Приложение N 6

                     Верхнее поле 2 см
                            │
                            │
                           \/
                      ┌───────────┐
                      │   Герб    │
                      │Пензенской │
                      │  области  │
                      └───────────┘
              ПРАВИТЕЛЬСТВО ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
                       ДЕПАРТАМЕНТ                       Министерство финансов
                 ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ                  Пензенской области
                    И СРЕДСТВ МАССОВОЙ
                       ИНФОРМАЦИИ                        Начальнику отдела
                   ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ                    А.И. Королеву
              ул. Кирова 65/2., г. Пенза, 440600
          Тел. (8412) 52-00-23, факс (8412) 52-00-23
                   E-mail: mediadep@sura.ru
                   сайт: www.mediadep.ru
от ______________________ N ____________
на N ____________________от ____________
                            Уважаемый Андрей Иванович!
         1,25 см
        <───────> В соответствии с поручением заместителя Председателя
──────>Правительства области М.Ф. Фаизова от 15 марта 2011 г. N 28/38   <────
Левое  представляем Вам запрашиваемую информацию, по прилагаемой форме.  Правое
поле                                                                     поле
2,5 см                                                                   1,5 см
        Приложение: на 2-х листах в 1 экз.
           │
          \/
         3 инт.
          /\
          │
        Начальник Департамента                                 И.О.Фамилия
А.С. Иванов
52-00-23
                                    /\
                                    │
                                    │
                            Нижнее поле 2 см



Приложение N 2 к приказу Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области

СПИСОК СПЕЦИАЛИСТОВ, ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА ВЕДЕНИЕ ТЕКУЩЕГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОТДЕЛАХ ДЕПАРТАМЕНТА


Спиридонова                 - Информационно-аналитический отдел
Виктория Владимировна
Матюкина                    - Отдел организационной работы и учета
Юлия Владимировна



Приложение N 3 к приказу Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области

Утверждена Начальник Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области ____________ Н.К. Давыдова "_____" __________ 2011 г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ


на 2012 год

1 Отдел организационной работы и учета

┌────────┬────────────────────────────┬────────────────┬──────────────────┐
│ Индекс │     Наименование дела      │      Срок      │    Примечание    │
│  дела  │                            │    хранения    │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-01-01│Документы о государственной │постоянно       │                  │
│        │регистрации Департамента    │ст. 50          │                  │
│        │(Положение, регламент,      │                │                  │
│        │свидетельство о постановке  │                │                  │
│        │на учет)                    │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-01-02│Приказы по производственной │постоянно       │                  │
│        │деятельности                │ст. 19а         │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-01-03│Приказы по личному составу  │75 лет ЭПК      │                  │
│        │(прием на работу,           │ст. 19б         │                  │
│        │увольнение, назначение)     │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-01-04│Приказы по оперативной      │5 лет           │                  │
│        │деятельности (отпуска)      │ст. 19в         │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-01-05│Приказы по поощрениям и     │5 лет           │                  │
│        │наказаниям                  │ст. 19б         │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-01-06│Приказы по премиям,         │75 лет ЭПК      │                  │
│        │материальной помощи и       │ст. 19б         │                  │
│        │надбавкам                   │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-01-07│Приказы по командировкам    │5 лет           │                  │
│        │                            │ст. 19б         │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-01-08│Переписка с организациями по│5 лет ЭПК       │                  │
│        │основным вопросам           │ст. 32 - 35     │                  │
│        │деятельности (входящая      │                │                  │
│        │корреспонденция)            │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-01-09│Переписка с организациями по│5 лет ЭПК       │                  │
│        │основным вопросам           │ст. 32 - 35     │                  │
│        │деятельности (исходящая     │                │                  │
│        │корреспонденция)            │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-01-10│Журнал регистрации переписки│5 лет           │                  │
│        │с организациями по основным │ст. 258г        │                  │
│        │вопросам деятельности       │                │                  │
│        │(входящей корреспонденции)  │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-01-11│Журнал регистрации переписки│5 лет           │                  │
│        │с организациями по основным │ст. 258г        │                  │
│        │вопросам деятельности       │                │                  │
│        │(исходящей корреспонденции) │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-01-12│Сводная номенклатура дел    │постоянно       │                  │
│        │Департамента                │ст. 200         │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-01│Инструкции и методические   │3 года          │После замены      │
│        │указания по бухгалтерскому  │ст. 27б         │новыми            │
│        │учету и отчетности          │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-02│Штатное расписание          │постоянно       │                  │
│        │Департамента                │ст. 71а         │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-03│Смета расходов Департамента │постоянно       │                  │
│        │                            │ст. 325а        │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-04│Годовой бухгалтерский отчет │постоянно       │                  │
│        │по Департаменту             │ст. 327б        │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-05│Сводный годовой отчет по    │постоянно       │                  │
│        │редакциям газет             │ст. 327а        │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-06│Годовые отчеты по редакциям │постоянно       │                  │
│        │газет                       │ст. 327б        │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-07│Сводные квартальные отчеты  │5 лет           │                  │
│        │по редакциям газет          │ст. 327в        │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-08│Квартальный отчет по        │5 лет           │                  │
│        │Департаменту                │ст. 327в        │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-09│Декларации и отчеты по      │5 лет           │                  │
│        │страховым взносам на        │ст. 395         │                  │
│        │обязательное пенсионное     │                │                  │
│        │страхование и декларации по │                │                  │
│        │единому социальному налогу  │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-10│Ведомость начисления        │75 лет          │                  │
│        │заработной платы работникам │                │                  │
│        │Департамента                │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-11│Первичные бухгалтерские     │5 лет           │                  │
│        │документы и приложения к ним│ст. 362         │                  │
│        │(кассовые документы и книги,│                │                  │
│        │банковские документы, акты о│                │                  │
│        │списании, приеме, сдаче     │                │                  │
│        │имущества и материалов,     │                │                  │
│        │квитанции, накладные и      │                │                  │
│        │авансовые отчеты)           │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-12│Табели (графики) учета      │5 лет           │                  │
│        │рабочего времени            │ст. 586         │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-13│Доверенности на получение   │5 лет           │При условии       │
│        │денежных сумм и             │ст. 412         │проведения        │
│        │товарно-материальных        │                │проверки (ревизии)│
│        │ценностей                   │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-14│Регистры бухгалтерского     │5 лет           │При условии       │
│        │(бюджетного) учета          │ст. 361         │проведения        │
│        │                            │                │проверки (ревизии)│
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-15│Журналы регистрации         │5 лет           │При условии       │
│        │доверенностей,              │ст. 459         │проведения        │
│        │приходно-расходных кассовых │                │проверки (ревизии)│
│        │документов (счетов,         │                │                  │
│        │платежных поручений)        │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-16│Акты выездных проверок в    │5 лет ЭПК       │                  │
│        │подведомственные учреждения │ст. 173         │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-17│Договоры о материальной     │5 лет           │После             │
│        │ответственности             │ст. 457         │увольнения        │
│        │                            │                │материально       │
│        │                            │                │ответственного    │
│        │                            │                │лица              │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│01-02-18│Декларации и отчеты по      │5 лет           │                  │
│        │страховым взносам на        │ст. 395         │                  │
│        │обязательное пенсионное     │                │                  │
│        │страхование и декларации по │                │                  │
│        │единому социальному налогу  │                │                  │
├────────┴────────────────────────────┴────────────────┴──────────────────┤
│                   2 Информационно-аналитический отдел                   │
├────────┬────────────────────────────┬────────────────┬──────────────────┤
│ 02-01  │Положения о структурных     │постоянно       │                  │
│        │подразделениях Департамента │ст. 55          │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│ 02-02  │Должностные регламенты      │постоянно       │индивидуальные    │
│        │государственных служащих    │ст. 80          │работников - 75   │
│        │                            │                │лет               │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│ 02-03  │Инструкции о правах и       │постоянно       │индивидуальные    │
│        │обязанностях должностных лиц│ст. 77          │работников - 75   │
│        │                            │                │лет               │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│ 02-04  │Протоколы заседаний         │постоянно       │                  │
│        │конкурсных комиссий по      │ст. 670         │                  │
│        │замещению вакантных         │                │                  │
│        │должностей, формированию    │                │                  │
│        │кадрового резерва           │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│ 02-05  │Документы претендентов на   │3 года          │После             │
│        │замещение вакантных         │ст. 672         │проведения        │
│        │должностей                  │                │конкурса на       │
│        │                            │                │замещение         │
│        │                            │                │вакантных         │
│        │                            │                │должностей        │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│ 02-06  │Протоколы заседаний комиссии│постоянно       │                  │
│        │по соблюдению требований к  │ст. 678         │                  │
│        │служебному поведению        │                │                  │
│        │гражданских служащих и      │                │                  │
│        │урегулированию конфликта    │                │                  │
│        │интересов                   │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│ 02-07  │Документы о служебных       │постоянно       │                  │
│        │проверках государственных   │ст. 682         │                  │
│        │гражданских служащих        │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│ 02-08  │Протоколы заседаний         │15 лет ЭПК      │                  │
│        │аттестационной комиссии     │ст. 696         │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│ 02-09  │Акты приема передачи личных │75 лет          │                  │
│        │дел государственных         │ст. 667         │                  │
│        │гражданских служащих при    │                │                  │
│        │переходе на другую работу   │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│ 02-10  │Личные дела работников      │75 лет ЭПК      │                  │
│        │аппарата Департамента (за   │ст. 656         │                  │
│        │исключением начальника      │                │                  │
│        │Департамента и его          │                │                  │
│        │заместителей)               │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│ 02-11  │Трудовые договоры, трудовые │75 лет ЭПК      │                  │
│        │соглашения, договоры        │ст. 657         │                  │
│        │подряда, не вошедшие в      │                │                  │
│        │состав личных дел           │                │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│ 02-12  │Личные карточки работников, │75 лет ЭПК      │                  │
│        │в т.ч. временных работников │ст. 658         │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│ 02-13  │Трудовые книжки             │до востребования│невостребованные -│
│        │                            │ст. 664         │75 лет            │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│ 02-14  │Книга учета движения        │75 лет          │                  │
│        │трудовых книжек             │ст. 695в        │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│ 02-15  │График предоставления       │1 год           │                  │
│        │отпусков                    │ст. 693         │                  │
├────────┼────────────────────────────┼────────────────┼──────────────────┤
│ 02-16  │Номенклатура дел отдела     │До замены новыми│                  │
│        │                            │и не ранее 3 лет│                  │
│        │                            │после передачи  │                  │
│        │                            │дел в архив или │                  │
│        │                            │уничтожения     │                  │
│        │                            │учтенных по     │                  │
│        │                            │номенклатуре    │                  │
│        │                            │документов      │                  │
│        │                            │ст. 200         │                  │
└────────┴────────────────────────────┴────────────────┴──────────────────┘

При составлении номенклатуры дел использован перечень типовых документов, М. 2010

Номенклатуру дел составила В.В. Спиридонова

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ______________ N ___________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2012 году

┌────────────────────────────────────────┬─────┬──────────────────────────┐
│           По срокам хранения           │Всего│       В том числе        │
│                                        │     ├───────────┬──────────────┤
│                                        │     │Переходящих│С отметкой ЭПК│
├────────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────────┤
│Постоянного                             │ 15  │     0     │      0       │
├────────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────────┤
│Временного (свыше 10 лет)               │  9  │     0     │      6       │
├────────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────────┤
│Временного (до 10 лет включительно)     │ 22  │     0     │      3       │
├────────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────────┤
│Итого                                   │ 46  │     0     │      9       │
└────────────────────────────────────────┴─────┴───────────┴──────────────┘



Приложение N 4 к приказу Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области

СОСТАВ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ДЕПАРТАМЕНТА ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ И СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ


Председатель комиссии             - Давыдова Наиля Касимовна
                                    Начальник Департамента
Заместитель председателя          - Волкова Татьяна Юрьевна - заместитель
комиссии                            начальника Департамента
Секретарь комиссии                - Спиридонова Виктория Владимировна -
                                    специалист 1-го разряда информационно-
                                    аналитического отдела
Члены комиссии:                   - Матюкина Юлия Владимировна - начальник
                                    отдела организационной работы и учета
Два независимых                   - Представители ГБУ "Государственный
эксперта                            архив Пензенской области"



Приложение N 5 к приказу Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области

Утверждено Начальник Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области ____________ Н.К. Давыдова "_____" __________ 2011 г.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ДЕПАРТАМЕНТА ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ И СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ


I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Постоянно действующая экспертная комиссия по делопроизводству Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области (далее - ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов в ГБУ "Государственный архив Пензенской области", образующихся в процессе деятельности Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области (далее - Департамент).
1.2 В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с последующими изменениями), типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.
1.3 ЭК возглавляет начальник Департамента, а ее секретарем является специалист, ответственный за делопроизводство в Департаменте.

II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК

Основными задачами ЭК являются:
1.1 Проведение экспертизы ценности документов в процессе делопроизводства, при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2 Проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к архивному хранению.
2.3 Организация отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

III. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1 Организует и проводит совместно со специалистами отдела организационной работы и учета Департамента и ГБУ "Государственный архив Пензенской области" работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения или к уничтожению.
3.2 Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3 Рассматривает и представляет:
- на утверждение экспертно-проверочной комиссии ГБУ "Государственный архив Пензенской области" (далее - ЭПК), а затем на утверждение начальника Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области (далее - начальник Департамента) описи дел постоянного хранения, акты о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения (со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК");
- на согласование ЭПК, а затем на утверждение начальника Департамента - сводную номенклатуру дел Департамента;
- на рассмотрение ЭПК - предложения по изменению сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;
- на утверждение начальнику Департамента - акты о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения (кроме утверждаемых ЭПК) и об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.4 Совместно со специалистами, ответственными за делопроизводство в управлениях (отделах) Департамента консультирует и проводит обучение по организации работы с документами.

IV. ПРАВА ЭК

ЭК имеет право:
4.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации отделам Департамента и их отдельным специалистам по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2 Запрашивать от начальников отделов письменное объяснение о причине утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу, предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3 Заслушивать на своих заседаниях начальников отделов Департамента о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, причинах утраты документов.
4.4 Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов отделов, представителей ГБУ "Государственный архив Пензенской области" и сторонних организаций.
4.5 Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6 Информировать начальника Департамента по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

V. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК

5.1 ЭК работает в тесном контакте с ЭПК и получает от нее организационно-методические указания.
5.2 Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются не позднее, чем через 10 рабочих дней с момента их поступления.
5.4 Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
5.5 Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением ЭК решений, возлагается на секретаря комиссии.