Приказ Главы Администрации Октябрьского района г. Пензы от 29.01.2010 N 19

О введении инструкции по делопроизводству

Документ утратил силу
В целях приведения муниципальных правовых актов администрации Октябрьского района города Пензы по вопросам делопроизводства в соответствие с действующим законодательством, на основании протокола N 1 п. 37 экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры и архива Пензенской области, приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие инструкцию по делопроизводству в администрации Октябрьского района города Пензы (прилагается) - далее инструкцию.
2. Руководителям структурных подразделений принять к исполнению и организовать работу с документами в соответствии с положениями инструкции.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя главы администрации З.М. Белоусову.

Глава А.А.КОЗЛОВ



Утверждена приказом главы администрации Октябрьского района города Пензы от 29 января 2010 г. N 19

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ОКТЯБРЬСКОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ


1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в администрации Октябрьского района города Пензы (далее - администрации) в соответствии с общими требованиями по оформлению документов
1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации (далее именуются - отделы) возлагается на их руководителей.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в администрации осуществляется отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения
1.4. При работе с документами в администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.5. С содержанием проектов приказов главы администрации, других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения главы администрации.
1.6. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку, по указанию начальника отдела, сотрудники обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику, при увольнении или переходе на работу в другой отдел - сдать все числящиеся за ними документы.
1.7. Об утрате документа немедленно докладывается начальнику отдела и сообщается в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения. Начальником отдела назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава администрации.
1.8. Переписка между отделами по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.9. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются по разрешению (указанию, поручению) руководства администрации.
1.10. С настоящей Инструкцией сотрудники отделов знакомятся под расписку.
1.11. Работники администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.12. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции. Обработка секретной информации, подготовка и изготовление копий секретных документов осуществляются только на специальных технических средствах уполномоченными на то лицами.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

2.1. В документообороте выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая)
б) отправляемая документация (исходящая)
в) внутренняя документация
Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию корреспонденции производятся в централизованном порядке приемной администрации.
В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложении. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается в приемной, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
2.2. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
2.3. Регистрация поступивших документов, за исключением документов, доставленных фельдъегерской службой, производится приемной. В правой нижней части первого листа полученного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца с указанием даты поступления и порядкового номера документа. Если пакет не вскрывается, штамп ставится на конверте.
Регистрация поступившего документа производится в журналах, где отслеживается внесение резолюций, постановка на контроль, прохождение по исполнителям, снятие с контроля, списание исполненного документа в дело.
Подлинник документа, который исполняется несколькими отделами, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется приемной в соответствии с распределением обязанностей между заместителями главы администрации, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения отделов. Ошибочно поступившая в отделы корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в приемную.
2.5. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов.
2.6. Иная корреспонденция, в том числе поручения и документы, поступившие во исполнение поручений главы администрации или его заместителей, направляется непосредственно начальникам отделов в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.
2.7. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.
2.8. Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа по списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
2.9. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
2.10 Передача документов между структурными подразделениями администрации осуществляется через службу делопроизводства.

[an error occurred while processing this directive]
3. Организация работы с документами в отделах

3.1. Прием и учет поступивших в отделы, зарегистрированных приемной служебной корреспонденции и директивных документов, осуществляется работниками, уполномоченными на то начальниками отделов.
Все отметки о прохождении и исполнении документа в отделах фиксируются в журналах или учетных карточках.
В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими степень срочности ее исполнения или доставки.
3.2. Передача документов между структурными подразделениями администрации осуществляется через службу делопроизводства. При этом приемной производится переадресация документа с обязательной отметкой в регистрационной форме.
3.3. Начальники отделов определяют порядок рассмотрения поступивших к ним документов, осуществляют контроль за работой по их исполнению.
Рассмотрение документов, их распределение по непосредственным исполнителям производится начальником отдела, как правило, в день их поступления.
Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, указание о порядке, характере и сроке исполнения документа, подпись руководителя и дату.
Поступившие в отдел директивные документы с поручением главы администрации рассматриваются их руководителем незамедлительно.
3.4. В ходе работы с документами, поступившими в отделы и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо поправки и пометки.
3.5. Начальники отделов с учетом важности содержащихся в документах вопросов организуют подготовку предложений по их решению и вносят эти предложения главе администрации или его заместителям.
3.6. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя отдела ведется в журнале регистрации исходящих документов.
Работник, на которого возложено исполнение обязанностей ведения делопроизводства в отделе, не реже одного раза в месяц проводит сверку наличия документов, находящихся у сотрудников этого отдела, со сведениями, занесенными в регистрационные формы, составляет сводку о ходе исполнения документов, которую докладывает начальнику отдела.
3.7. После исполнения документа корреспонденту (если это необходимо) дается ответ, документ снимается с контроля руководителем, дававшим поручение по его исполнению. На документе ставится отметка о снятии с контроля (надпись "В дело", дата и подпись руководителя) и делается соответствующая запись в журнале или карточке.
Исполненный документ со всеми соответствующими материалами возвращается в приемную администрации.
Исполненные документы со всеми приложенными к ним материалами хранятся в приемной за текущий и предыдущий год, а затем сдаются в текущий архив отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения администрации, а по истечении срока уничтожаются в установленном порядке по акту.

4. Подготовка и оформление приказов главы администрации района

4.1. Глава администрации Октябрьского района города Пензы в пределах своих полномочий издает приказы, организует их исполнение и контроль.
4.2. Подготовка и оформление приказов главы администрации производятся в соответствии с правилами.
4.3. Проекты приказов администрации вносятся начальниками отделов администрации.
4.4. Ответственность за качество подготовки проектов приказов главы администрации, их согласование с организациями несут руководители, внесшие эти проекты, а также сотрудники отделов администрации, участвующие в их проработке.
4.5. Если приказ главы администрации принимается на основании нормативно-правовых актов Президента и Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания области, Губернатора и Правительства области, иных государственных органов, то в тексте необходима ссылка на них.
4.6. В проектах приказов главы администрации употребляются полные официальные наименования органов и организаций.
4.7. Приказы главы администрации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
4.8. Проекты приказов предварительно рассматриваются исполнителями, а также лицами, на которых возлагается контроль за исполнением документов.
4.9. Проекты приказов администрации в обязательном порядке должны визироваться с указанием даты согласования документа:
- начальниками отделов администрации;
- исполнителем документа;
- юрисконсультом (включая приложения нормативного характера);
- заместителями главы администрации, к компетенции которых относится рассматриваемый вопрос.
4.10. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом приказа администрации, в обязательном порядке прилагаются к данному акту.
4.11. При наличии у лица, визирующего проект приказа главы администрации, особого мнения, он делает об этом отметку при визировании.
4.12. Если в процессе согласования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется исполнителем).
4.13. Приложения к проектам документов визируются исполнителем и начальником соответствующего отдела и подписываются заместителем главы администрации. Если в тексте приложения к проекту документа имеется запись об утверждении, то в этом случае подпись заместителя главы администрации на приложении не ставится.
4.14. Подготовленные проекты приказов с приложениями сдаются исполнителем в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения для проверки правильности оформления, орфографии и передачи заместителю главы администрации, который визирует их, подписывает приложения и своевременно докладывает главе администрации.
Примечание. Если к вносимым на подпись главе администрации проектам приказов необходимо приобщить какие-либо иные материалы, связанные с их подготовкой, то они прикладываются в копии, а их подлинники остаются в отделе, помещаются впоследствии в соответствующее дело и подлежат сдаче в установленном порядке на архивное хранение.

4.15. Приказами главы администрации оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы аппарата администрации. Проекты приказов готовят и вносят отделы на основании поручений (указаний) заместителей главы администрации, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения на основании соответствующих представлений.
4.16. Ответственность за подготовку проектов приказов, их согласование с заинтересованными сторонами несут начальники отделов, которые готовят и вносят проекты приказов.
4.17. Подписанные приказы оформляются заместителем главы администрации. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года. Приказы долговременного срока хранения регистрируются отдельно от приказов оперативного характера. Копии приказов заверяются печатью и направляются адресатам.
4.18. Проекты приказов, внесенные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются в установленном порядке на доработку в готовивший их отдел.
4.19. Приказы главы администрации направляются отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения адресатам в соответствии с указателем рассылки, подписанным исполнителем.
4.20. С подлинниками приказов разрешается знакомить ответственных работников администрации в кабинете заместителя главы администрации
Выносить подлинники документов запрещается.

5. Подготовка материалов к заседаниям коллегии администрации

[an error occurred while processing this directive]
5.1. Подготовка и проведение заседаний коллегий администрации и оформление принятых на заседаниях решений осуществляются в соответствии с Регламентом, утверждаемым администрацией района.
5.2. Материалы по вопросам, включенным в план заседаний коллегии, вносятся соответствующими отделами администрации, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом. Отдел, ответственный за проработку вопроса для рассмотрения на заседании, осуществляет экспертизу представленных материалов, готовит для председательствующего справку объемом не более 5 страниц, проект решения коллегии. В справке должно быть изложено краткое содержание вопроса, приведены необходимые расчеты, обоснования предлагаемых решений и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации. Справка визируется исполнителем и руководителем отдела, ответственными за подготовку вопроса, и заместителем главы администрации, в ведении которого находится указанный вопрос.
5.3. Проект повестки дня очередного заседания коллегии и соответствующие материалы рассылаются участникам заседания не позднее чем за 3 дня до назначенной даты заседания отделом по взаимодействию с территориальным местным самоуправлением
5.4. По вопросам, рассмотренным на заседании коллегии, оформляются решения, которые носят рекомендательный характер.
5.5. Если проекты решений коллегий и другие документы после обсуждения на заседании требуют значительной дополнительной доработки, то они после заседания коллегии возвращаются лицам, готовившим проект документа, которые в течение 5-ти дней вносят необходимые поправки, дополнения, изменения и передают их в отдел по взаимодействию с территориальным местным самоуправлением
5.6. Принятые на заседаниях коллегии решения, надлежаще оформленные и подписанные, доводятся до исполнителей отделом по взаимодействию с территориальным местным самоуправлением в виде заверенных копий.
5.7 Заседания коллегии протоколируются отделам по взаимодействию с территориальным местным самоуправлением администрации. Оформленные в установленном порядке протоколы заседания коллегии подписываются председательствующим на заседании в 7-дневный срок.
5.8. Протоколам заседаний коллегии присваиваются порядковые номера, счет которых ведется с начала календарного года.
5.9. Протоколы заседаний коллегии выпускаются отделом по взаимодействию с территориальным местным самоуправлением администрации.
5.10. По одному экземпляру протокола, заверенному печатью, в 15-дневный срок высылается в Правительство Пензенской области, в администрацию города и в прокуратуру района.
5.11. Подлинники материалов к заседаниям и протоколов заседаний коллегии, подписанные председательствовавшим на заседании, и указатели рассылки к ним сдаются на хранение в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения администрации района через 10 дней после их выпуска.

6. Порядок оформления решений, принятых на совещаниях, проводимых главой администрации района

6.1. Организация совещаний, проводимых главой администрации, возлагается на соответствующие отделы администрации.
6.2. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами в срок до 3 дней. Проект протокола совещания составляется сотрудниками соответствующего отдела, к сфере ведения которого относятся рассмотренные на совещании вопросы. Проект протокола визируется готовившими его сотрудником и начальником соответствующего отдела. Визы проставляются на обратной стороне последнего листа оригинала. Проект протокола совещания, проводимого главой администрации или его заместителями, при необходимости визируется заместителем главы администрации в соответствии с распределением обязанностей
6.3. Протокол совещания подписывается председательствующим на совещании. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте решения.
6.4. Протокол регистрируется, выпускается соответствующим отделом, где ему присваивается порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
6.5. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный начальником отдела, ответственного за подготовку совещания. Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.

7. Порядок работы с обращениями граждан

7.1. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется специалистом по работе с обращениями граждан.
7.2. Письменные обращения граждан, поступившие в адрес главы администрации или его заместителей, регистрируются специалистом по работе с обращениями граждан на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.
На личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также регистрируются на регистрационно-контрольных карточках.
Одновременно регистрация письменных и устных обращений граждан параллельно ведется на компьютере по специальной программе.
Регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу документа. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы (например, К-201).
7.3. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных предложений, заявлений, жалоб и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "ПОВТОРНО" и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторные письма, по результатам, рассмотрения которых авторам ранее давались обоснованные и исчерпывающие ответы, могут по предложению должностного лица, которое раньше рассматривало предыдущие письма, с разрешения главы администрации в дальнейшем не рассматриваться, о чем информируется заявитель.
Предложения, заявления и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в администрацию, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, К-201, К-201U, К-201\2).
7.4. Письма граждан, направленные в администрацию района различными адресатами с требованием сообщить результаты рассмотрения предложения, заявления, жалобы берутся на особый контроль. В этом случае на регистрационно-контрольной карточке и на письменном обращении вверху проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" или знак контроля "К".
7.5. Письмо без подписи, в котором не указаны фамилия, имя, отчество, данные о месте жительства, признается анонимным и подлежит рассмотрению лишь по указанию главы администрации района.
7.6. Зарегистрированные письменные обращения граждан направляются главе администрации района на рассмотрение.
Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из одного отдела в другой производится через специалиста по работе с обращениями граждан.
7.7. Поступившие в отдел письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца.
В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен главой администрации района, но не более, чем на один месяц, с уведомлением об этом автора.
Если письмо поступило на рассмотрение из федерального органа государственной власти, то срок его исполнения может быть продлен только с разрешения этого органа, с извещением об этом заявителя.
7.8. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем должностным лицам и организациям, действия которых в них обжалуются.
7.9. О результатах рассмотрения письма автору дается письменный или устный ответ. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.
7.10. Рассмотрение писем не может считаться законченным на основании справки или ответа, в которых сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов или содержатся заверения и обещания. Работа по ним прекращается только после ответа об окончательном (положительном или отрицательном) решении всех вопросов, поставленных в обращении.
7.11. Исполненные обращения граждан вместе со всеми относящимися к ним материалами возвращаются специалисту по работе с обращениями граждан. Копии всех документов, связанных с рассмотрением письменных обращений граждан, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и его исполнения делается надпись "В ДЕЛО" и личная подпись главы администрации района, принявшего это решение.
7.12. Ответственность за своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан возлагается на начальников отделов администрации.
На специалиста по работе с обращениями граждан возлагается контроль за должной организацией этой работы в отделах администрации.
7.13. В отделах администрации района должны систематически анализироваться поступающие заявления, предложения и жалобы граждан, изучаться причины, их вызывающие, приниматься необходимые меры к устранению недостатков.
Специалист по работе с обращениями граждан ведет информационно-справочную работу по поступившим обращениям граждан и ежеквартально информирует главу администрации района о количестве и характере письменных и устных обращений граждан, о работе по их рассмотрению.
7.14. Исполненные предложения, заявления, жалобы, а также документы по личному приему граждан вместе с прилагаемыми материалами формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
По истечении установленных сроков хранения документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подлежат уничтожению по акту в установленном порядке.

8. Организация контроля и проверки исполнения
[an error occurred while processing this directive]
8.1. Контролю в администрации подлежат:
- исполнение директивных документов Президента, Правительства и Федерального Собрания Российской Федерации;
- исполнение постановлений, распоряжений и поручений Губернатора, постановлений Правительства области;
- исполнение постановлений, распоряжений и поручений главы администрации города;
- исполнение решений Законодательного Собрания Пензенской области;
- исполнение решений Пензенской городской Думы;
- исполнение решений коллегии администрации города Пензы;
- исполнение приказов и поручений главы администрации города и района;
- исполнение поступающих служебных и других документов, требующих решения или ответа;
- исполнение предложений, замечаний, просьб, высказанных на городских мероприятиях, а также на личном приеме в администрации и встречах представителей администрации с населением по месту жительства и работы.
8.2. Отделы контролируют исполнение перечисленных в пункте настоящей Инструкции документов и поручений по вопросам, относящимся к их сферам ведения. Начальник отдела определяет исполнителя из числа ответственных сотрудников, который в интересах контроля обеспечивает сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов, а также проектов докладов о ходе и результатах исполнения документов и поручений. По отдельным документам, имеющим особое значение (программам, планам действий администрации и др.), подготавливается план контроля, в котором указываются исполнители, а также отделы, осуществляющие контроль за исполнением конкретных поручений. Контроль за выполнением этого плана осуществляется отделом, подготовившим проект плана
8.3. Контроль за соблюдением сроков и полнотой исполнения документов осуществляется отделом по взаимодействию с территориальным местным самоуправлением и отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения
8.4. Отделы, осуществляющие контроль, не реже одного раз в месяц готовят информацию о ходе исполнения контролируемых документов, поручений и представляет ее главе администрации.
Не реже одного раза в месяц отделы направляют в подразделения перечни решений и поручений, сроки, исполнения которых истекли на эту дату, и, в порядке предупредительного контроля, - перечни решений и поручений, срок исполнения которых истекает в течение следующего месяца.

9. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов

9.1. Проекты писем и телеграмм оформляются и печатаются на бланках установленной формы. Право подписи писем на бланках "Администрация Октябрьского района города Пензы" имеют наряду с главой администрации района его заместители и начальники отделов.
9.2. Проекты исходящих писем и телеграмм оформляются не менее чем в двух экземплярах. Второй экземпляр исходящего документа визируется исполнителем (начальником отдела в случае подписания письма или телеграммы главой администрации или его заместителям) и на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. К проектам писем и телеграмм прилагаются материалы, на основании которых они подготовлены. Письма и телеграммы, направляемые зарубежным адресатам, должны быть завизированы заместителем главы администрации
9.3. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.
9.4. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки с указанием почтовых или, телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий.
9.5. После подписания руководителем двух экземпляров письма или телеграммы исходящий документ передается исполнителем в приемную для регистрации отправки. Письма, подписанные начальниками отделов, регистрируются в этих отделах.
9.6. Прием писем и телеграмм осуществляется ежедневно, в рабочие дни, с 9.00 до 16.00 часов. Документы, представленные позднее, отправляются на следующий рабочий день.
Неправильно оформленные документы (не указан почтовый адрес, нет виз исполнителей и т.п.) и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
9.7. Второй экземпляр исходящего документа, завизированный исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел приемной
9.8. Исходящие документы с отметками "Срочно", "Весьма срочно", а также со сроками исполнения до 7 дней обрабатываются незамедлительно.
Степень срочности доставки документа определяется только начальником отдела, подготовившего документ, или лицом, его подписавшим.

10. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

10.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Примечание. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения: законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свобода и обязанности граждан, порядок их реализации; сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов; описания структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес; порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращение граждан и юридических лиц; решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке; сведения об исполнении бюджетов всех уровней и использовании других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в районной администрации в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
10.2. Передача сотрудниками отделов документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространения такой информации допускается только с разрешения заместителя главы администрации
10.3. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного использования" и номер экземпляра. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, начальником отдела или должностным лицом, подписывающим и утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
10.4. Ознакомление сотрудников отделов с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования", осуществляется с согласия заместителя главы администрации. При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам отделов под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.
10.5. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники отделов могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

11. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты

11.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне здания администрации района.
11.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
11.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
11.4. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем отдела. Факсограммы, направляемые зарубежным адресатам, должны быть завизированы заместителем главы администрации. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
11.5. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, эти записи закрепляются подписью ответственного лица. Оригинал принятой факсограммы и передается исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале. В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены начальником отдела на лиц, привлекаемых к дежурству.
11.6. Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в журналах.
11.7. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.
11.8. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и начальника соответствующего отдела.

12. Прием и передача документов по электронной почте

12.1. При необходимости оперативного доведения нормативных актов и другой служебной корреспонденции до адресатов используется электронная почта. Для обмена информацией с абонентами, имеющими подключение к сети "Интернет", используется абонентский пункт с адресом E-mail: oktadmin@sura.ru
12.2. При передаче и приеме текстов служебных документов электронной почтой необходимо руководствоваться следующими требованиями:
12.2.1. Документ для передачи по электронной почте представляется в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения в электронном виде по локальной вычислительной сети или на дискете 3,5 дюйма и бумажном носителе.
12.2.2. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего отдела администрации.
12.2.3. Запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования".
12.2.4. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
12.2.5. Информационные потоки электронной почты регистрируются в журнале учета входящей (исходящей) корреспонденции без проставления регистрационного штампа.
12.2.6. Поступившие по электронной почте документы передаются в приемную администрации для доставки их адресатам.

13. Копировально-множительные работы

13.1. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате администрации производится централизованно отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения, а также на копировальных аппаратах, установленных в других отделах.
13.2 Копируются служебные материалы и документы по заказам ответственных работников аппарата администрации.
13.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более А3.
13.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется начальниками отделов и подтверждается соответствующей пометкой и визой.
13.5. Документы отделов администрации, находящиеся на архивном хранении в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения, а также материалы из архивных дел, копируются по заказам, подписанным начальником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения
13.6. Сотрудники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку.
13.7. На копировальных аппаратах, установленных в отделах, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет начальник отдела, в котором установлен копировальный аппарат.
13.8. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

14. Изготовление и использование печатей и штампов

14.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата администрации района, производится по разрешению заместителя главы администрации
14.2. Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения на основании заявки оформляет заказ на изготовление печатей и штампов в организации, имеющей лицензию на выполнение данной работы.
14.3. Все изготовленные печати и штампы, учитываются в журналах установленной формы и выдаются под расписку сотрудникам отделов, отвечающим за их использование и сохранность.
14.4. Печати с изображением герба города Пензы ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые мастичные печати (без изображения гербовой символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ, и начало самой подписи. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации разрешается при необходимости использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документа.
14.5. Об утере печати или штампа незамедлительно ставить в известность.
14.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения, где они уничтожаются по акту.
14.7. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на начальников отделов.
Сотрудник, которому были выданы печать или штамп при оставлении должности, обязан сдать их.

15. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов

15.1. Сводная номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации района, с указанием сроков их хранения, оформленная в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
15.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением об администрации района и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, используется Типовой перечень документов с указанием сроков их хранения.
15.3. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс статьи состоит из индекса отдела и цифрового обозначения вопроса.
15.4. Номенклатура дел отдела на следующий год разрабатывается до 15 декабря текущего года ответственным за делопроизводство этого отдела.
15.5. Сводная номенклатура дел администрации района составляется отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения на основании номенклатуры дел отделов, подписывается начальником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения, визируется руководителями структурных подразделений, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется ЭК) администрации, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) областного архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается главой администрации. После утверждения сводной номенклатуры дел администрации района в отделы направляются выписки из ее соответствующих разделов.
Согласовывается номенклатура дел с областным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в администрации района.
15.6. В случае изменения структуры аппарата администрации района в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.
15.7. Сводная номенклатура дел администрации района в конце каждого календарного года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.
15.8. После утверждения сводной номенклатуры дел отделы администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
15.9 Название разделов номенклатуры дел администрации являются наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти.
15.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
15.11. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения структурного подразделения, цифрового обозначения отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-4-05, где 10 - обозначение структурного подразделения, 4 - обозначение отдела, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование администрации и структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
15.12. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, т.е. не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
15.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

16. Формирование и оформление дел

16.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
16.2. Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения формируются в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения, остальные - децентрализовано в структурных подразделениях.
16.3. Исполненные документы должны незамедлительно сдаваться исполнителем в архив отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения или подшиваться в дела структурных подразделений.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
16.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
16.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
16.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума, распоряжений и постановлений Губернатора и Правительства области, законов Законодательного собрания области.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнении акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской федерации, Губернатора или Правительства области, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.
Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и постановления коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О муниципальной службе в Российской Федерации" от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
16.7. Дела администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела при подготовке к хранению включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел.
16.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
16.9. Обложка дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование администрации; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование администрации указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел администрации, согласованной с ЭПК архива Пензенской области; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов в деле, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в это дело. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности администрации, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК областного архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, кодов архива и администрации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
16.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и длительного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
16.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможно свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

17. Организация оперативного хранения документов

17.1. С момента заведения и до передачи в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
17.2. Выдача дел другим подразделениям из архива отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения производится с разрешения курирующих эти подразделения заместителей главы администрации. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карточка-заместитель, в которой указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного дня. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела не выдаются.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

18. Экспертиза ценности документов

18.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев.
18.2. Экспертиза ценности документов администрации на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив администрации.
18.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия администрации (ЭК).
18.4 Функции и права ЭК администрации, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается главой администрации и согласовывается с архивной службой области.
18.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства.
18.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения для передачи в областной архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой! До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
18.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК администрации.
18.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются раздельно описи дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
18.9. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекций и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
18.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела длительного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
18.11. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы сдаются в архив. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации.
18.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
18.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (тома, части); срок хранения дела.
18.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, во все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
18.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
18.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения и утверждается руководителем структурного подразделения.
18.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
18.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации. Согласованные ЭК администрации акты утверждаются главой администрации района. После этого отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
18.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на все дела администрации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

19. Подготовка и передача документов в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения

19.1. В отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения передаются дела с исполненными документами постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
19.2. Дела с исполненными документами постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения передаются после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
19.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
19.4. Передача дел в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения осуществляется по графику, составленному отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному главой администрации.
19.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения сотрудником отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации. Все заявленные при проверке недостатки в формировании дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
19.6. Прием каждого дела производится работником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения в присутствии ответственного сотрудника за ведение делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи начальника отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения и лица, передавшего дела.
Вместе с делами передаются учетные журналы, регистрационные карточки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
Заголовок каждого журнала, картотеки или базы данных включается в опись.
19.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

ПРИЛОЖЕНИЯ к Инструкции по делопроизводству Октябрьского района города Пензы

I. Общие требования по оформлению документов

1.1. Документы, создаваемые в администрации района, печатаются с использованием текстового редактора WinWord или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman Суг размером N 13, 14 через 1 - 2 межстрочных интервала. В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
1.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм (без бланка);
нижнее - 20 мм.
1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
1.4. Документы в администрации оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста. При переписке между отделами администрации района бланк не используется.

II. Состав реквизитов документов

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика, код постановки на учет (ИНН, КПП)
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.

III. Требования к оформлению отдельных реквизитов

3.1. Наименование организации

Наименование организации указывается в точном соответствии с ее уставом или положением. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием. Сокращенное наименование применяется в том случае, если оно официально зафиксировано в уставе или положении.

3.2. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Гриф (пометка) ограничения доступа к документу.
Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) и центрируется по отношению к ним.

3.3. Дата

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола (решения) - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июля 2009 года следует оформлять 05.07.2009 или 05.07.09. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 5 июля 2009 года.

3.4. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, индекса дела по номенклатуре дел, информации о корреспонденте, исполнителе и даты регистрации.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.

3.5. Адресат

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретному лицу.
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Если документ адресован организации, то наименование организации пишется в именительном падеже.
Например:

              Правительство Пензенской области

Страницы документа: