Приказ Управления образования г. Пензы от 25.06.2008 N 636-оп

Об утверждении Регламента работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан в Управлении образования города Пензы

Документ утратил силу

Документ по состоянию на ноябрь 2014 г.

Во исполнение распоряжения главы администрации города Пензы N 52р от 22.02.2008 "Об утверждении Регламента работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан в администрации города Пензы", приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Регламент работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан в Управлении образования города Пензы (далее Регламент).
2. Начальникам отделов Управления образования города Пензы ознакомить с настоящим Регламентом всех работников своих отделов и обеспечить рассмотрение обращений и прием граждан в строгом соответствии с его требованиями.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Управления образования города Пензы Шарошкину М.К.

Начальник Управления образования Ю.А.ГОЛОДЯЕВ



Приложение N 1 к приказу начальника Управления образования города Пензы от 25 июня 2008 г. N 636-оп

РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ ПО РАССМОТРЕНИЮ ПИСЬМЕННЫХ И УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В УПРАВЛЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА ПЕНЗЫ


1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает основные требования к порядку работы с письменными и устными обращениями граждан, поступающими в адрес начальника Управления образования города Пензы, и правила ведения делопроизводства по обращениям в Управление образования города Пензы.
1.2. Организация и обеспечение централизованного учета и контроля за своевременным рассмотрением письменных и устных обращений граждан, поступивших в адрес начальника Управления образования города Пензы и заместителей начальника, осуществляется канцелярией Управления образования города Пензы.
1.3. Ответственность за состояние делопроизводства по работе с обращениями граждан в Управлении образования возлагается на канцелярию Управления образования города Пензы.
1.4. Управление образования города Пензы организует прием и рассмотрение обращений граждан в пределах своей компетенции.
1.5. Работники Управления образования города Пензы, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем, за своевременность и полноту ответов заявителям по обращениям, находящимся у них на рассмотрении. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется начальник Управления образования.
1.6. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождения от занимаемой должности в Управлении образования города Пензы исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения в канцелярию Управления образования города Пензы.
1.7. Ответственность за соблюдение установленного настоящим Регламентом работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан в структурных подразделениях несут курирующие соответствующие отрасли заместители начальника Управления образования города Пензы.

2. Порядок приема и регистрации письменных обращений граждан

2.1. При приеме и первичной обработке письменных обращений в канцелярии Управления образования города Пензы проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки.
2.2. В канцелярии
- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов, к письму подкалывается конверт;
- ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются в почтовое отделение.
Все поступившие конверты (бандероли) вскрываются. Конверты писем с обращениями граждан подлежат хранению.
Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие подобные приложения к письму) подкалываются к обращению гражданина. В случае отсутствия самого текста обращения канцелярией составляется справка с текстом "Обращение в адрес Управления образования города Пензы", датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам (Приложение N 1).
На письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками; на заказные письма с уведомлением, в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма составляется акт (Приложения N 2, N 3) в трех экземплярах: первый остается в канцелярии, второй приобщается к поступившему обращению, а третий направляется отправителю обращения.
Поступившие денежные знаки, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа.
2.3. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в приемной Управления образования города Пензы. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии, подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы (приложение N 4) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, подписью принявшего обращение и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делаются.
2.4. Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, и при обнаружении на ощупь в конверте с обращением вложений, не характерных для почтовых отправлений (порошок и т.д.), работник должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом начальнику.
2.5. Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан на имя начальника Управления образования, передаются начальнику либо лицу, уполномоченному на то начальником Управления образования.
Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан на имя заместителей и начальника Управления образования, передаются тому должностному лицу, которому они адресованы.
2.6. На обращении, поступившем в канцелярию, в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп "Управление образования города Пензы". Номер. Дата". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем прочтение обращения.
2.7. Все письменные обращения граждан, поступившие в адрес начальника Управления образования и заместителей, регистрируются в журнале регистрации письменных обращений граждан (Приложение N 5) в течение трех дней со дня поступления.
Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и заверен заведующей канцелярией. Кроме того, регистрация поступивших в адрес начальника Управления образования и заместителей обращений граждан осуществляется заведующей канцелярией с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства.
2.8. Для классификации и учета определены следующие виды обращений граждан:
- личное - обращение, направленное непосредственно заявителем;
- индивидуальное - обращение, направленное уполномоченным заявителем представителем;
- коллективное - обращение, направленное от двух и более заявителей, объединенных общими интересами (общая работа, членство в одном из политических или общественных формирований, проживание в одном доме, микрорайоне и др.). Коллективными являются также обращения, поступившие от имени общественной организации предприятия, учреждения (заведения), а также резолюции митингов, собраний.
Если письмо подписано двумя и более заявителями, то регистрируются первый или автор, в адрес которого просят направить ответ.
2.9. При поступлении в адрес начальника Управления образования и заместителей повторных письменных обращений граждан заведующей канцелярией в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторными считаются письма граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение года, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.
2.10. При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего письма по журналу, а также проставляется шифр темы согласно тематическому классификатору обращений граждан (утвержден распоряжением Губернатора Пензенской области от 10.05.2007 г. N 131-рП, Форма N 7).
Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.
2.11. В случае если повторное обращение поступило от заявителя до истечения установленного законодательством срока рассмотрения, данному обращению присваивается номер первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь.
При поступлении обращений одинакового содержания по одному и тому же вопросу, направленных заявителем одновременно в несколько органов государственной власти или местного самоуправления, данным обращениям присваивается номер обращения, поступившего первым с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь.
При регистрации обращений граждан, поступивших на рассмотрение из администрации города Пензы, Пензенской городской Думы, Правительства Пензенской области, Законодательного Собрания Пензенской области, Министерства образования и науки Пензенской области и др. указывается адресат, дата и исходящий номер сопроводительного письма.
2.12. После регистрации поступившие обращения оформляются в "дела" с заполнением регистрационно-контрольных карточек установленного образца (Приложение N 6).
На регистрационно-контрольной карточке повторного обращения, поступившего в приемную граждан, в левом верхнем углу проставляется регистрационный штамп "Повторно".
2.13. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных письменных обращений не допускается.

3. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан

3.1. Зарегистрированные в канцелярии письменные обращения граждан (подлинники) вместе с приложениями (в случае, если повторные обращения - перепиской по предыдущим обращениям) и регистрационно-контрольными карточками в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются начальнику Управления образования, и, в соответствии с распределением обязанностей, заместителям начальника Управления образования. Начальнику Управления образования в обязательном порядке направляются коллективные и повторные обращения, независимо от тематики изложенных в них вопросов.
3.2. Поступившие в адрес начальника управления образования и заместителей начальника Управления образования обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в приемной граждан (если в резолюции не указан другой срок исполнения).
3.3. Начальник Управления, заместители начальника в течение трех дней рассматривают переданные им обращения, определяют конкретных исполнителей.
Поручение об исполнении обращения гражданина дается должностным лицом в форме резолюции, которая заносится в регистрационно-контрольную карточку.
Поручение должно содержать: наименование подразделения, фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись должностного лица с расшифровкой и датой.
Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
В случае если в резолюции руководителя рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям и не определен ответственный исполнитель, контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. В течение 15 дней со дня поступления поручения соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для рассмотрения обращения и подготовки ответа, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну и для которых установлен особый порядок предоставления.
3.4. Ответственность за своевременное рассмотрение письменных обращений граждан несут исполнители, которым направлены обращения на рассмотрение и подготовку ответа.
3.5. В случае если решение вопросов, поставленных в письменном обращении гражданина, не относится к компетенции Управления образования города Пензы, данное обращение в течение семи дней со дня регистрации направляется согласно резолюции начальник Управления образования и заместителей начальника Управления образования по принадлежности в соответствующий орган с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения и списывается "в Дело".
3.6. Обращения граждан, ошибочно адресованные начальнику Управления образования и заместителя начальника Управления образования из других государственных органов, в течение двух дней возвращаются отправителю либо по согласованию с отправителем направляются по принадлежности.
3.7. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.
3.8. В случае необходимости ответственные исполнители обеспечивают рассмотрение обращения с выездом на место.
3.9. При необходимости комиссионного рассмотрения обращения должностное лицо, на рассмотрение которому направлено обращение, определяет состав комиссии и ответственного за подготовку материала по итогам рассмотрения и ответа заявителям.
3.10. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, ответственным исполнителем сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
3.11. В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается, о чем сообщается заявителю.
3.12. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ, ответ на обращение не дается (за исключением случаев, изложенных в п. 3.3).
3.13. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, либо обращение по содержанию лишено смысла, ответ на данное обращение не дается, о чем (ответственным исполнителем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
3.14. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления образования и заместители начальника вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, напротив заявителю уведомление о прекращении переписки по данному вопросу.
В случае повторного поступления обращения по которому начальником Управления образования, заместителей начальника Управления образования в соответствии с действующим законодательством и настоящим Регламентом уже принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу и заявителю направлено соответствующее уведомление, канцелярией указанное обращение регистрируется и списывается "в Дело".
3.15. Обращение, содержащее нецензурное либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, не рассматривается по существу поставленных в нем вопросов и гражданину, направившему обращение, направляется сообщение о недопустимости злоупотребления правом.
3.16. Обращения граждан с просьбами о приеме по личным вопросам начальником Управления образования и заместителями начальника Управления образования рассматриваются как письменные обращения. Канцелярией Управления образования авторам направляются сообщения о записи на прием либо разъясняется порядок записи на прием в зависимости от содержания обращения.
3.17. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.
Если письмо поступило на рассмотрение из федерального органа государственной власти, то срок его исполнения может быть продлен только с разрешения этого органа, а срок рассмотрения письма, поступившего начальнику Управления образования, заместителям начальника Управления образования, - соответственно начальником Управления образования или заместителями начальника Управления образования.
Продление сроков рассмотрения обращения производится на основании служебной записки ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрении обращения направляется ответственным исполнителем заявителю не менее чем за три дня до его истечения.

4. Порядок организации личного приема граждан, регистрации и рассмотрения устных обращений граждан

4.1. Предварительная запись на прием и организация приема граждан начальником Управления образования и заместителями начальника управления образования осуществляется специалистом отдела по аттестации и кадрам.
4.2. Запись на прием проводится ежедневно с 9.00 до 18.00 часов (кроме выходных и праздничных дней).
4.3. Специалист отдела по аттестации и кадрам после выяснения сути вопроса делает оценку предъявляемых документов (если они гражданином представляются) и по результатам их рассмотрения осуществляет запись на прием к руководителям в соответствии с распределением должностных обязанностей.
Содержание устного обращения заносится в регистрационно-контрольную карточку личного приема гражданина установленного образца (Приложение N 7) с указанием фамилии, имени, отчества, адреса заявителя и даты приема.
4.4. Прием граждан осуществляется в порядке очередности, установленном должностным лицом, ведущим прием.
4.5. При записи на личный прием гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.
4.6. Во время приема каждый гражданин имеет право изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка установленной формы (приложение N 8) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, подписи принявшего обращение и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делаются.
4.7. Начальник Управления образования, заместители начальника Управления образования при рассмотрении обращений граждан могут приглашать на прием руководителей и специалистов структурных подразделений Управления образования города Пензы, создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан, поручать рассмотрение обращения структурным подразделениям Управления образования города, кроме органов и должностных лиц, решения и действия (бездействия) которых обжалуются, и принимать решение о постановке на контроль обращения гражданина.
4.8. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4.9. Регистрация устного обращения осуществляется в журнале регистрации устных обращений граждан (Приложение N 9).
При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из букв ЛП, из начальной буквы фамилии автора порядкового номера регистрации устного обращения по журналу. Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.
После регистрации поступившие обращения оформляются в "Дела" с заполнением регистрационно-контрольной карточки установленного образца.
На регистрационно-контрольной карточке повторного обращения в левом верхнем углу проставляется регистрационный штамп "повторно".
4.10. Регистрация поступивших в адрес начальника Управления образования и заместителей начальника Управления образования устных обращений граждан осуществляется канцелярией Управления образования.
4.11. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных устных обращений не допускается.
4.12. Зарегистрированные в Управлении образования города Пензы устные обращения граждан вместе с сопроводительным письмом установленной формы (Приложение N 10) в соответствии с резолюцией должностного лица, проводившего прием, в течение трех дней со дня регистрации направляются исполнителям для рассмотрения.
Организация рассмотрения зарегистрированных устных обращений граждан, контроль за исполнением резолюций и своевременным рассмотрением обращений осуществляется канцелярией Управления образования.
Срок исполнения поручения по устному обращению граждан не должен превышать 30 дней, если иной не установлен в поручении.
4.13. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационно-контрольной карточке личного приема гражданина.
В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4.14. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит рассмотрению в установленном настоящим Регламентом и действующим законодательством порядке рассмотрения письменных обращений граждан.
4.15. Запись на повторный прием к должностному лицу осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение (или если истек установленный срок рассмотрения обращения).
4.16. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.
Решение о продлении срока рассмотрения устного обращения принимается должностным лицом, проводившим прием, на основании служебной записки ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется ответственным исполнителем заявителю не менее чем за три дня до его истечения.

5. Требования к составлению ответов при рассмотрении обращений граждан

5.1. Ответы на письменные обращения граждан готовятся в письменном виде в доступной форме. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко.
5.2. При составлении ответа по рассмотрению обращения граждан необходимо соблюдать следующие требования:
- в тексте должно быть кратко изложено содержание письма с указанием фамилии, имени, отчества заявителя;
- ответ следует строить раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме гражданина содержится несколько вопросов;
- в ответе должно быть сообщено о результатах проверки вскрытых недостатков по каждому вопросу и о мерах по их устранению;
- при подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам;
- при отказе необходимо представить аргументированные разъяснения, ссылаясь на соответствующие законодательные и нормативные акты.
5.3. В ответах на обращения граждан не допускается:
- взаимоисключающая по содержанию информация;
- формальный подход к решению поставленных в письме вопросов;
- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков;
- отсутствие аргументов в пользу изложенной позиции, если она противоречит доводам заявителя;
- отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в письме вопросов;
- отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если таковое имеется).
5.4. В ответах по коллективным обращениям указывается кому именно из авторов дан ответ.
5.5. Ответы на обращения, поступившие в адрес начальника Управления образования города Пензы с пометкой "лично", подписывает начальник Управления или лицо, на то уполномоченное.
5.6. Если в резолюции начальника Управления образования, заместителей начальника управления образования поручение дано нескольким структурным подразделениям Управления образования города Пензы и указано подготовить проект ответа заявителю, то проект готовит тот орган, руководитель которого указан первым.
5.7. В случае если письменный ответ заявителю не требуется (разъяснено устно), "в Дело" вместе с обращением подшивается справка, в которой отражается суть устного ответа и обоснование того, что письменный ответ заявителю не требуется.
5.8. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
5.9. Ответы на запросы Государственной Думы Федерального Собрания РФ, Полномочного представителя Президента РФ в Приволжском федеральном округе, Главного Федерального инспекторам по Пензенской области, Законодательного Собрания Пензенской области, Пензенской городской Думы, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, Законодательного Собрания Пензенской области, Пензенской городской Думы, поручения Губернатора Пензенской области подписываются только начальником Управления либо должностным лицом, исполняющим его обязанности.
Проекты ответов за подписью начальника Управления образования города Пензы готовятся на бланках Управления образования города Пензы работниками Управления образования, должностными лицами, визируются курирующими заместителями начальника Управления и представляются на подпись начальнику Управления образования города не менее чем за три дня до истечения срока рассмотрения обращения.
Ответы на обращения граждан, поступившие на начальника Управления образования, подписываются начальником Управления либо его заместителями.
5.10. Текст ответа заявителю должен содержать исходящий номер, дату отправления, дату поступления в Управление образования города Пензы.
Исходящий номер ответа состоит из регистрационного номера обращения.
В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
5.11. Рассмотрение писем и устных обращений не может считаться законченным на основании справки или ответа, а котором сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов или содержатся заверения и обещания. Работа с обращением гражданина прекращается, если приняты необходимые меры и дан письменный либо устный ответ.
5.12. Письменные и устные обращения граждан после окончательного решения всех поставленных вопросов снимаются с контроля, соответственно, начальником Управления города Пензы, заместителями начальника Управления образования.
5.13. Обращения граждан, в процессе рассмотрения которых направляются промежуточные ответы заявителю, с контроля не снимаются.
5.14. Завершение работы с обращением оформляется путем списания обращения "в Дело" начальником Управления образования города Пензы, заместителями начальника управления образования.
При списании обращения "в Дело" должностное лицо, наложившее резолюцию, в правом верхнем углу на копии ответа заявителю делает надпись "в Дело", проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы, заверяет их личной подписью.
5.15. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их решением, специалистами приемной граждан отдела организационно-контрольной работы формируются в отдельные дела установленной формы по мере их поступления. Документы в них располагаются в хронологическом порядке.
5.16. Окончанием срока рассмотрения обращений считается дата регистрации письменного ответа заявителю или дата устного сообщения автору с изложением принятого решения.
5.17. Подлинники обращений граждан, направленные на рассмотрение из федеральных органов государственной власти или из органов государственной власти субъекта Федерации, возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

6. Организация контроля за рассмотрением обращений граждан

6.1. Канцелярией проверяется правильность оформления ответа и делается отметка о снятии обращений граждан с контроля в системе электронного документооборота и делопроизводства, с указанием результатов рассмотрения.
При невыполнении установленных требований к ответу граждан канцелярия возвращает исполнителю ответ на доработку с указанием срока предоставления дополнительной информации.
6.2. Контроль за исполнением обращений канцелярией ведется по регистрационно-контрольным карточкам, которые расставляются в контрольную картотеку.
6.3. В случае если установленный срок ответа истек, специалист канцелярии докладывает начальнику отдела о нарушении сроков исполнителем.
6.4. При отсутствии ответа после повторных напоминаний канцелярия докладывает об этом заместителю начальника для принятия мер.
6.5. Обращения граждан, которые требуют дополнительного рассмотрения, в соответствии с решением начальника Управления образования города Пензы, заместителей начальника управления образования, рассматривавших данные обращения, ставятся на дополнительный контроль.
При этом указываются причины продления сроков контроля и направляется уведомление заявителю с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.
Специалист канцелярии делает отметку о дополнительном контроле в регистрационно-контрольной карточке.

7. Анализ работы с обращениями граждан

7.1. Специалист канцелярии не реже одного раза в квартал проводят анализ поступивших в адрес начальника Управления образования города Пензы, заместителей начальника Управления образования устных и письменных обращений граждан по характеру, содержанию обращений, и по результатам анализа выявляют проблемы, волнующие население в данный период времени.

8. Формирование дел. Хранение документов

8.1. Оформление дел для архивного хранения осуществляется специалистом отдела по аттестации и кадрам в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Управлении образования города. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
8.2. По истечении 2-х лет с момента регистрации в канцелярии документы временного хранения передаются в текущий архив.
К документам временного хранения относятся: "Дела" по обращениям граждан и регистрационно-контрольные карточки, журналы регистрации письменных и устных обращений граждан, журналы входящей и исходящей корреспонденции в соответствии с номенклатурой дел.
8.3. Материалы обращений граждан хранятся в течение пяти лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.



Приложение N 1 к п. 2.2.

                                  СПРАВКА
Обращение поступило в Управление образования города Пензы
"___"_____________20___года   на _________ листах, __________________ фото.


Специалист Управления образования города Пензы
________________________________________      (Ф.И.О. специалиста, подпись)



Приложение N 2 к п. 2.2.

                                    АКТ
                                               от "____"___________________
   Настоящий акт составлен специалистом Управления образования города Пензы
___________________________________________________________________________
                           (Ф.И.О. и должность)
в том, что "__"___________________ 20__г. получено письмо _________________
___________________________________________________________________________
                        (Ф.И.О. заявителя и адрес)
___________________________________________________________________________
с приложением _____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Настоящий акт составлен в трех экземплярах.
    Подписи: ____________________________________________ Ф.И.О., должность
                              (подпись)
             ____________________________________________ Ф.И.О., должность
                              (подпись)
             ____________________________________________ Ф.И.О., должность
    Настоящий  акт  составлен  на основании п.  2.2.  Регламента  работы по
рассмотрению письменных и устных обращений граждан в Управлении образования
города Пензы.
    Специалист Управления образования города Пензы
                                        ______________________ ____________
                                               Ф.И.О.             подпись



Приложение N 3 к п. 2.2.

                                    АКТ
                                                   от "___"________________
                                                               (дата)
    Мы, нижеподписавшиеся специалисты Управления  образования  города Пензы
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
составили акт о том, что "___"________________20__г.
при вскрытии пакета _______________________________________________________
в нем не оказалось
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
    Настоящий акт составлен в трех экземплярах.
    Подписи: ______________________________
             ______________________________
             ______________________________
    Настоящий акт   составлен   на  основании п. 2.2.  Регламента работы по
рассмотрению письменных и устных обращений граждан в Управлении образования
города Пензы.
Начальник отдела
                                     _____________________ ________________
                                            Ф.И.О.             подпись



Приложение N 4 к п. 2.3.

РАСПИСКА

    Дата __________________________________________________________________
                    (Ф.И.О. заявителя указывается полностью)
в том, что "__"____________20__года его (ее) письменное обращение поступило
в приемную ___________________ Управления образования города Пензы
на ___________ листах, _________________ фото.
    Телефон для справок: 68-65-53, 68-52-67
    Специалист приемной граждан
___________________________________________________________________________
                       (Ф.И.О. специалиста, подпись)



Приложение N 5 к п. 2.7.

Журнал регистрации письменных обращений граждан

┌───┬───────────┬─────────────┬───────────────┬──────────────┬─────────────┬─────────────┬──────────┐
│п/п│   Дата    │Вид обращения│Регистрационный│Код обращения │Корреспондент│Ответственный│  Район   │
│   │регистрации│(предложение,│     номер     │      по      │  (в случае  │ исполнитель │проживания│
│   │ обращения │ заявление,  │               │тематическому │    если     │             │          │
│   │           │   жалоба)   │               │классификатору│  обращение  │             │          │
│   │           │             │               │              │направлено на│             │          │
│   │           │             │               │              │рассмотрение │             │          │
│   │           │             │               │              │   из др.    │             │          │
│   │           │             │               │              │организации),│             │          │
│   │           │             │               │              │дата и номер │             │          │
│   │           │             │               │              │  входящего  │             │          │
│   │           │             │               │              │  документа  │             │          │
├───┼───────────┼─────────────┼───────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤
│   │           │             │               │              │             │             │          │
├───┼───────────┼─────────────┼───────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤
│   │           │             │               │              │             │             │          │
└───┴───────────┴─────────────┴───────────────┴──────────────┴─────────────┴─────────────┴──────────┘



Приложение N 6 к п. 2.12.

УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА ПЕНЗЫ

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Автор _____________________________________________________________________
        (Ф.И.О., место жительства и работы, инвалид, участник ВОВ и т.д.)
___________________________________________________________________________
Предыдущие обращения от _______________ N ____, от ____________ N _________
Вид документа ________________________________________ на ____________ лист
        (предложение, заявление, жалоба, форма обращения)
Корреспондент _____________________________________________________________
      (название организации, дата и индекс сопровод. письма, срок ответа)
___________________________________________________________________________
Дата и индекс регистрации поступления _____________________________________
Краткое содержание (с учетом характера вопросов) __________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Ответственный исполнитель или фамилия ведущего прием ______________________
                                       (подразделение или должностное лицо)
Резолюция _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Срок исполнения ___________________________________________________________
Роспись и дата получения документа на исполнение __________________________

ХОД ИСПОЛНЕНИЯ

┌───────┬──────────────────┬──────────────────────────┬───────────────────┐
│ Дата  │Исполнитель - кому│ Отметка о промежуточном  │Контрольные отметки│
│       │передано или кому │  ответе: дата, индекс,   │                   │
│       │     сделано      │  содержание или краткое  │                   │
│       │   напоминание    │объяснение при напоминании│                   │
├───────┼──────────────────┼──────────────────────────┼───────────────────┤
│       │                  │                          │                   │
├───────┼──────────────────┼──────────────────────────┼───────────────────┤
│       │                  │                          │                   │
├───────┼──────────────────┼──────────────────────────┼───────────────────┤
│       │                  │                          │                   │
├───────┼──────────────────┼──────────────────────────┼───────────────────┤
│       │                  │                          │                   │
├───────┼──────────────────┼──────────────────────────┼───────────────────┤
│       │                  │                          │                   │
├───────┼──────────────────┼──────────────────────────┼───────────────────┤
│       │                  │                          │                   │
├───────┼──────────────────┼──────────────────────────┼───────────────────┤
│       │                  │                          │                   │
└───────┴──────────────────┴──────────────────────────┴───────────────────┘
Дата и индекс окончательного ответа _______________________________________
Адресат ___________________________________________________________________
                        (кем, когда и кому направлен ответ)
Результаты рассмотрения и краткое содержание ответа _______________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
С контроля снял ____________________________ Подпись ______________________
               (фамилия руководителя и дата)
                                                  Фонд ____________________
                                                  Опись ___________________
Дело _____________ Том ___________ Листы _______________ Дело _____________



Приложение N 7 к п. 4.3.

УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА ПЕНЗЫ

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Автор _____________________________________________________________________
        (Ф.И.О., место жительства и работы, инвалид, участник ВОВ и т.д.)
___________________________________________________________________________
Предыдущие обращения от _______________ N ____, от ____________ N _________
Вид документа ________________________________________ на ____________ лист
        (предложение, заявление, жалоба, форма обращения)
Корреспондент _____________________________________________________________
      (название организации, дата и индекс сопровод. письма, срок ответа)
___________________________________________________________________________
Дата и индекс регистрации поступления _____________________________________
Краткое содержание (с учетом характера вопросов) __________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Ответственный исполнитель или фамилия ведущего прием ______________________
                                       (подразделение или должностное лицо)
Резолюция _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Срок исполнения ___________________________________________________________
Роспись и дата получения документа на исполнение __________________________

ХОД ИСПОЛНЕНИЯ

┌───────┬──────────────────┬──────────────────────────┬───────────────────┐
│ Дата  │Исполнитель - кому│ Отметка о промежуточном  │Контрольные отметки│
│       │передано или кому │  ответе: дата, индекс,   │                   │
│       │     сделано      │  содержание или краткое  │                   │
│       │   напоминание    │объяснение при напоминании│                   │
├───────┼──────────────────┼──────────────────────────┼───────────────────┤
│       │                  │                          │                   │
├───────┼──────────────────┼──────────────────────────┼───────────────────┤
│       │                  │                          │                   │
├───────┼──────────────────┼──────────────────────────┼───────────────────┤
│       │                  │                          │                   │
├───────┼──────────────────┼──────────────────────────┼───────────────────┤
│       │                  │                          │                   │
├───────┼──────────────────┼──────────────────────────┼───────────────────┤
│       │                  │                          │                   │
├───────┼──────────────────┼──────────────────────────┼───────────────────┤
│       │                  │                          │                   │
├───────┼──────────────────┼──────────────────────────┼───────────────────┤
│       │                  │                          │                   │
└───────┴──────────────────┴──────────────────────────┴───────────────────┘
Дата и индекс окончательного ответа _______________________________________
Адресат ___________________________________________________________________
                        (кем, когда и кому направлен ответ)
Результаты рассмотрения и краткое содержание ответа _______________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
С контроля снял ____________________________ Подпись ______________________
               (фамилия руководителя и дата)
                                                  Фонд ____________________
                                                  Опись ___________________
Дело _____________ Том ___________ Листы _______________ Дело _____________



Приложение N 8 к п. 4.8.

РАСПИСКА

   Дана ___________________________________________________________________
                 (Ф.И.О. заявителя указывается полностью)
в том, что "__"___________20_года его (ее) письменное обращение поступило в
Управление образования города Пензы
на __________ листах, __________ фото для  рассмотрения на личном  приеме у
__________________________, который состоялся _____________________________
     (Ф.И.О. и должность)                       (дата проведения приема)
в _____________ каб. в ______________________________ ч.
                           (время проведения приема)
     Телефон для справок: 52-20-72, 56-02-20
     Специалист Управления образования города Пензы
___________________________________________________________________________
                       (Ф.И.О. специалиста, подпись)



Приложение N 9 к п. 4.11.

Журнал регистрации устных обращений граждан

┌───┬───────────┬──────────┬───────────────┬────────────────┬─────────────┐
│п/п│   Дата    │  Район   │Регистрационный│Код обращения по│Ответственный│
│   │регистрации│проживания│     номер     │ тематическому  │ исполнитель │
│   │ обращения │          │               │ классификатору │             │
├───┼───────────┼──────────┼───────────────┼────────────────┼─────────────┤
│   │           │          │               │                │             │
├───┼───────────┼──────────┼───────────────┼────────────────┼─────────────┤
│   │           │          │               │                │             │
└───┴───────────┴──────────┴───────────────┴────────────────┴─────────────┘



Приложение N 10 к п. 4.14.

               ┌───────┐
               │ Герб  │                      __________________________________
               │города │                       (руководителю управления, отдела,
               │ Пензы │                      __________________________________
               │       │                          администрации, организации)
               └───────┘
                                              Товарищу _________________________
         УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ               Вам направляется на рассмотрение
              ГОРОДА ПЕНЗЫ                    письмо гражданина(ки) ____________
                                              __________________________________
ул. Володарского, д. 5, г. Пенза, 440026      __________________________________
тел. (8412)56-02-20, факс (8412)52-20-72      Проживающего(щей) ________________
         E-mail:gorono@sura.ru                __________________________________
    ОКПО 02113122, ОГРН 2055803014738         __________________________________
      ИНН/КПП 5836011011/583601001
от _____________ N ____________________
на N ______________ от ________________
поступившее ____________________________________________________________________
по опросу ______________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
    О результатах  рассмотрения  просьба  сообщить  заявителю и администрации не
позднее ________________________________________________________________________
с возвратом переписки
      Приложение: на _____________________________ листах.
Специалист